إعداد الأدلة وتجهيز الاستخدام

مرحبا بك في صوان نظام الفوترة الالكترونية الاسهل على الاطلاق هو نظام فوترة سحابي مع برنامج نقاط البيع يمكنك انشاء الفواتير والاشعارات وإدارة العملاء والموردين وإدارة المخزون وإصدار التقارير وحساب الضريبة في لحظات
لبدء استخدام النظام بسهولة اتبع الخطوات التالية:

إضافة واستيراد الأصناف

في القائمة الجانبية من قسم الدليل صفحة الأصناف في القائمة الجانبية، يمكنك إضافة الأصناف بشكل يدوي كما يمكنك أن تستورد قوائم أصنافك

أولًا: إضافة الإصناف

اضغط على زر + إضافة صنف

أدخِل (اسم الصنف بالعربية والإنجليزية، الوصف، رقم الباركود، سعر التكلفة، سعر البيع)

ثم حدد فئة الصنف، وإذا كانت الفئة جديدة تستطيع إدخال اسم الفئة، وسيأتيك زر إضافة أسفل الخانة مباشر، اضغط عليه ليفتح نافذة إضافة فئة الأصناف. أدخِل اسم الفئة بالعربي والإنجليزي ثم اضغط إضافة

تستطيع إضافة صورة الصنف من اليسار

وحدة القياس يمكنك ضبطها الى لا يوجد او اختيار احد الخيارات التي ستظهر لك

• يمكنك تفعيل اذا كان الصنف يباع بوحدات قياس متعددة او خيارات متعددة عند تفعيل أحد هذين الخيارين ستظهر لك خانة المتغير لاضافته للصنف، كما بإمكانك تتبع الصنف في المخزون (في حال تفعيلك للمخزون من قسم المميزات في اعداد المنشأة للمزيد انظر اعدادات المخزون في الأصناف)

• في حال تفعيل خيار تتبع الصنف في المخزون سيتم احتساب التكلفة بشكل تلقائي

في حال وجود خيارات للصنف، تستطيع إضافتها تحت الصنف

 (للمزيد انظر إضافة متغير بالأسفل)

بعد ذلك من الأسفل اضغط على زر إضافة الصنف

ثانيًا: استيراد الأصناف

إذا كانت قوائم أصنافك جاهزة في ملف اكسل تستطيع استيرادها إلى النظام من صفحة الأصناف

اضغط على أيقونة الرفع

ثم حمل قالب الاستيراد بالضغط على تحميل قالب الاستيراد

افتح القالب وأضف بيانات منتجاتك على القالب ثم احفظ المستند بصيغة CSV UTF-8

بعدها يمكنك إسقاط الملف في المساحة المخصصة للاستيراد، ثم اضغط على زر استيراد

إضافة متغير

في حال وجود خيارات للصنف مثل خيارات اللون والحجم ووحدات قياس مختلفة، تستطيع إضافتها تحت الصنف لتسهل إدارة الصنف وخياراته

لإضافة متغير افتح صفحة الصنف واضغط على تعديل ثم قم بتفعيل احد الخيارين من هذا الصنف يمكن أن يباع بوحدات قياس متعددة او هذا الصنف يمكن أن يباع بخيارات متعددة لتظهر خانة للمتغيرات

من قسم المتغيرات اضغط على إضافة متغير

أدخِل بيانات المتغير (وحدة القياس، الوصف، الاسم بالعربية والإنجليزية، رقم الباركود، سعر التكلفة، سعر البيع)

بعد ذلك اضغط على زر إضافة

كما يمكنك من تحديد خيار عرض المتغيرات كأصناف في نقاط البيع (للمزيد انظر نقاط البيع)

بعد ذلك من الأسفل اضغط على زر حفظ التعديلات

إضافة فئات الأصناف

يمكنك إضافة فئات الأصناف من صفحة فئات الأصناف وتخصيص ضريبة لفئة معينة

اضغط على زر + إضافة فئة

أدخِل اسم فئة الصنف بالعربية والإنجليزية وحدد الضريبة التلقائية لهذه الفئة، ثم اضغط على زر إضافة

يمكنك الآن تحديد هذه الفئة من إعدادات الأصناف وإضافة أصنافها

إضافة واستيراد العملاء/الموردين

في القائمة الجانبية من قسم الدليل صفحة العملاء وصفحة الموردين يمكنك إضافة عملائك ومورديك بشكل يدوي، كما يمكنك كذلك أن تستورد قوائم العملاء والموردين

ولتشابه العمليتين سنشرح إضافة العملاء ويمكنك اتباع التوجيهات نفسها لإضافة الموردين

أولًا: إضافة العملاء

اضغط على زر + إضافة عميل

أضِف بيانات العميل المتوفرة (الاسم بالعربية والإنجليزية، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، الرقم الضريبي، رقم السجل التجاري، العنوان بالعربية والانجليزية، رقم المجموعة الضريبية. اذا كان العميل فرد ستكون البيانات الاسم بالعربية والانجليزية، رقم الجوال، البريد الالكتروني، رقم الهوية الوطنية، العنوان بالعربية والإنجليزية، تحديد خيار معفى من الضريبة ام لا)

في حال تم تفعيل خيار تمكين المستخدم من تعطيل الضريبة من قسم المميزات في اعدادات المنشأة 

بعد ذلك اضغط على زر إضافة

بعد إضافة العميل يمكنك التعديل على بياناته، او ارشفته او حذفه كما يمكنك طباعة كشف حساب لجميع العمليات التي أجريت لنفس العميل

ثانيًا: استيراد العملاء

إذا كان لديك بيانات عملائك جاهزة في ملف إكسل، يمكنك استيرادها إلى النظام

افتح صفحة العملاء واضغط على أيقونة الرفع

حمل قالب الاستيراد بالضغط على تحميل قالب الاستيراد

افتح القالب وأضف بيانات عملائك ثم احفظ المستند بصيغة CSV UTF-8

بعدها يمكنك إسقاط الملف في المساحة المخصصة للاستيراد، ثم اضغط على زر استيراد

إضافة مستخدمي النظام

في القائمة الجانبية من قسم الإدارة صفحة المستخدمين تستطيع دعوة أفراد فريقك لاستخدام النظام

لدعوة مستخدم جديد اضغط على + إضافة مستخدم

أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم، ورمز الدخول السريع لنقطة البيع (مكون من 6 ارقام)، ومستوى الصلاحية

بعد ذلك اضغط على زر دعوة

ستذهب الدعوة وطريقة الانضمام إلى عنوان البريد المدخل

صلاحيات مستخدمي النظام
بائع: عمليات الفوترة، والمصروفات، الأصناف، فئات الأصناف، العملاء، الموردين، استعراض الفروع، طرق الدفع، وافرقة المبيعات
بائع (متقدم): كل صلاحيات البائع بالإضافة الى تغيير سعر الفواتير في نقطة البيع
مدير المبيعات: كل صلاحيات البائع المتقدم بالإضافة الى الفروع، طرق الدفع، التقارير، وادارة الفرق والمخزون
مدير النظام: كل صلاحيات مدير المبيعات بالإضافة الى الإعدادات والاشتراك

إضافة طرق الدفع

في القائمة الجانبية من قسم الإدارة صفحة طرق الدفع تستطيع إضافة طريقة دفع جديدة

اضغط على زر + إضافة طريقة دفع

أدخِل اسم الطريقة بالعربي والإنجليزي وحدد نوع طريقة الدفع

 ثم اضغط على إضافة

يمكنك استخدام طريقة الدفع الجديدة على فواتير النظام بشكل فوري، وإذا أردت استخدامها مع نقاط البيع تأكد من مزامنة نقطة البيع مع النظام

نبذة عن التعديل والأرشفة والحذف

يمكنك تعديل أو أرشفة أو حذف جميع بيانات الأدلة وطرق الدفع وذلك بالضغط على العنصر المراد ثم الضغط على أحد الأزرار بالأعلى (تعديل، أرشفة، حذف)

أما المستخدمين والفروع فلا يمكن حذفهم، ويمكنك تعديل بيانات مستخدم بالضغط على سطر

كما يمكنك أرشفة المستخدم بالضغط على علامة النقاط الثلاث (⋮) الموجودة بأقصى اليسار ثم اختيار أرشفة

يرجى كذلك ملاحظة عدم إمكانية حذف أي عنصر يرتبط به عمليات، ويمكنك في هذه الحالة أرشفة العنصر كبديل للحذف

السجل التاريخي للعمليات

عند انشاء أي عملية في النظام كالفواتير مثلا تجد السجل التاريخي للعمليات في الأسفل

يقوم بتسجيل كل عملية تقوم بها من انشاء او تعديل

كما بإمكانك تسجيل ملاحظة من هنا

 او جدولة مهمة جديدة من هنا ، عند اختيارك لجدولة مهمة جديدة ادخل عنوان المهمة تاريخها والمسؤولين عنها والملاحظة بعد ارسالك لها سوف تظهر لك في التنبيهات يسارا في الأعلى

يمكنك العودة الى المهمة واعتبارها مكتملة او ملغية.