الحسابات
في حال اشتراكك في الباقة المتقدمة في القائمة الجانبية يمكنك الدخول الى ما يخص الحسابات لتنظيم وإدارة حساباتك بكل سهولة,
يتيح لك تسجيل القيود المحاسبية وانشاء شجرة الحسابات وتنظيمها بطريقة تسهل تتبع الحركات المالية وتحليلها
كما يتيح اصدار تقارير مالية متنوعة.
القيود
يعتبر قسم القيود هو المكان المخصص لإدارة جميع القيود المحاسبية في النظام, سواء كانت قيود جديدة او قيود تم ترحيلها او تعديلها.
تتكون القيود من نوعين:
1- قيود تلقائية: يقوم النظام بإنشائها بشكل تلقائي عند انشاء الفواتير وغيرها ولا يمكن تعديلها او حذفها.
2- قيود يدوية: يقوم المستخدم بإنشائها بشكل يدوي ويستطيع التحكم بكامل العمليات والتفاصيل المتعلقة بهذه القيود ويمكنه التعديل عليها وحذفها.
يوفر النظام خيارات لتصفية القيود وعرضها حسب حالتها:
- الكل: يعرض جميع القيود الموجودة في النظام بغض النظر عن حالتها.
- مرحل: يعرض القيود التي تم ترحيلها بالفعل وهي قيود نهائية لا يمكن تعديلها إلا بإلغاء الترحيل.
- غير مرحل: يعرض القيود التي لم يتم ترحيلها بعد، ويمكنك تعديلها أو مراجعتها قبل اتخاذ قرار الترحيل.
- ملغي: يعرض القيود التي تم إلغاؤها، وهذه القيود لا تؤثر على الحسابات المالية لأنها لم تعد صالحة.
إنشاء قيد جديد
عند الضغط على زر “إنشاء قيد”، سيتم فتح صفحة تحتوي على عدة خانات لإدخال تفاصيل القيد.
: 1. خانة “اليومية”
هنا ستختار اليومية التي تريد تسجيل القيد تحتها وهي عبارة الفئة التي سيُدرج فيها القيد. يمكنك اختيار اليومية المناسبة بناءً على نوع العملية (مثل مبيعات، مشتريات، مصاريف، إلخ).
- خانة “المرجع”
خانة المرجع هي اختيارية ويمكنك ملؤها برقم مرجعي للعملية.
- خانة “التاريخ”
هنا ستحدد تاريخ القيد.
- خانة “الملاحظات”
خانة الملاحظات هي اختيارية وتسمح لك بإضافة شرح إضافي أو تفاصيل تخص القيد.
عند الضغط على زر “إضافة عملية”، ستتمكن من إضافة المعاملات المالية.
خانة “الحساب” : هنا ستختار الحساب المحاسبي المتعلق بالعملية. عند الضغط على خانة “الحساب”، ستظهر لك قائمة من الحسابات المخصصة، مثل: النقدية (إذا كنت تتعامل مع الأموال النقدية). البنك (إذا كان المبلغ سيتم دفعه أو استلامه من خلال حساب بنكي). الذمم المدينة (في حال كان المبلغ مستحقًا من العملاء). الذمم الدائنة (إذا كان المبلغ مستحقًا عليك كمورد). …إلخ.
اختر الحساب المناسب بناءً على نوع العملية.
خانة “مدين” : هنا تدخل المبلغ المدين (المبلغ الذي يخص الحساب الذي اخترته في خانة “الحساب”). المبلغ الذي ستسجله في هذه الخانة هو المبلغ الذي سيتم خصمه من الحساب المدين. تأكد من إدخال القيمة الصحيحة.
خانة “دائن” : هنا تدخل المبلغ الدائن (المبلغ الذي يخص الحساب الآخر المرتبط). المبلغ الذي ستسجله في هذه الخانة هو المبلغ الذي سيتم إضافته إلى الحساب الدائن. تأكد من أن المبالغ المدين والدائن متوازنة لضمان صحة القيد.
خانة “الملاحظات” : خانة الملاحظات تتيح لك إضافة تفاصيل إضافية تخص العملية الفردية.
(خيار “جعل القيد افتتاحي”)
هذا الخيار يتيح لك تحديد ما إذا كان القيد افتتاحيًا أم لا. اذا كان القيد افتتاحيًا، فهذا يعني أنه قيد يبدأ به النشاط التجاري أو يدخل في بداية فترة محاسبية جديدة. عادةً ما يتم استخدام هذا الخيار في بداية السنة المالية أو بداية مشروع جديد.
بعد ملء جميع الحقول المطلوبة وإضافة العمليات، يمكنك الضغط على “إنشاء القيد” لإنشاء القيد دون ترحيله.
نصائح مهمة:
- تأكد من توازن القيد: القيد المحاسبي يجب أن يكون متوازنًا (أي أن مجموع المدين يجب أن يساوي مجموع الدائن).
- مراجعة الحسابات: تحقق دائمًا من أن الحسابات المدين والدائن التي اخترتها صحيحة وتعكس العملية المالية بدقة.
- القيد الافتتاحي: يتم استخدامه في حالات خاصة مثل بداية السنة المالية أو عند بدء نشاط محاسبي جديد.
ميزان المراجعة
ميزان المراجعة هو أداة تساعد في مراجعة الحسابات المالية والتأكد من دقتها. يحتوي ميزان المراجعة على عدة بيانات تساعدك في فهم كيفية سير الحسابات طوال الفترة المالية.
إليك شرح البيانات الموجودة في ميزان المراجعة:
الرقم: يمثل رقم تسلسلي(كود) متعلق بالحساب. يتم استخدامه لتمييز الحسابات في النظام وتنظيمها.
الحساب: هنا يتم ذكر اسم الحساب الذي تظهر له المعاملات المالية، مثل “الاصول”، “الالتزامات”، “المصروفات”، إلخ.
الحسابات هي العناصر التي يتم تسجيل العمليات المالية عليها. كل حساب يعكس جزءًا من الأنشطة المالية في الشركة.
رصيد أول المدة : هو الرصيد المتبقي في الحساب عند بداية الفترة المالية. يوضح المبلغ الذي كان موجودًا في الحساب قبل بدء الفترة المحاسبية التي يتم عرضها. هذا الرصيد يتم نقله من الفترة السابقة.
حركة الفترة: هي العمليات المالية التي تم تسجيلها خلال الفترة (أي المعاملات التي تمت خلال الفترة المحاسبية الحالية). يتضمن هذا العمود جميع العمليات المحاسبية التي حدثت في الفترة الزمنية المحددة، سواء كانت مدينًا أو دائنًا.
الإجمالي: هو إجمالي الحساب بعد إضافة أو خصم حركة الفترة إلى رصيد أول المدة. يتم جمع رصيد أول المدة مع حركة الفترة (المدين والدائن) للحصول على الإجمالي في هذا الحساب.
رصيد آخر المدة: هو الرصيد النهائي في الحساب بنهاية الفترة المالية. هذا الرصيد يظهر بعد إضافة أو خصم الحركة من رصيد أول المدة. هو المبلغ المتبقي في الحساب بعد مرور الفترة المحاسبية.
كيف يساعدك ميزان المراجعة؟
- التأكد من التوازن: ميزان المراجعة يساعدك في التأكد من أن مجموع المدينين = مجموع الدائنين. إذا كانت الحسابات متوازنة، هذا يعني أن القيود المحاسبية صحيحة.
- اكتشاف الأخطاء: في حال كان هناك اختلاف بين المدين والدائن، يمكنك تحديد الأخطاء وتصحيحها قبل إعداد التقارير المالية.
الأرباح والخسائر
هو تقرير محاسبي يعرض النتائج المالية خلال فترة معينة (مثل شهر او سنة) ويساعد في معرفة ما إذا كنت حققت ربحا او تكبدت خسارة.
يظهر لك التقرير الإيرادات التشغيلية، مردودات المبيعات، تكلفة الإيرادات, مجمل الربح الخ كما تستطيع تصدير التقرير كملف اكسل او طباعته.
الأرباح والخسائر (تفصيلي)
هو تقرير محاسبي يعرض النتائج المالية، ولكن بشكل تفصيلي.
المركز المالي
المركز المالي (أو الميزانية العمومية) هو تقرير محاسبي يعرض الأنشطة المالية في نقطة زمنية معينة، ويُظهر ما تملكه من (الأصول) وما عليها من التزامات (الخصوم) وكذلك حقوق الملكية (المستحقات) في تلك اللحظة.
يظهر لك التقرير الأصول، الأصول الغير متداولة، الأصول المتداولة الخ كما تستطيع تصدير التقرير كملف اكسل وعرضه بتحديد السنة والشهر.
شجرة الحسابات
شجرة الحسابات هي الهيكل التنظيمي الذي يُستخدم لتنظيم وتصنيف جميع الحسابات المالية، حيث يتيح لك إضافة الحسابات الرئيسية والفرعية وترتيبها بشكل منطقي يساعد في تتبع المعاملات المالية بسهولة.
طريقة انشاء حساب
عند الضغط على “إنشاء حساب”، ستظهر لك عدة خيارات لتحديد تفاصيل الحساب الذي تريد إضافته.
يمكنك تحديد نوع الحساب الذي تريد إضافته، سواء كان رئيسيًا أو فرعيًا.
- رئيسي: الحساب الرئيسي الذي لا يعتمد على حساب آخر.
- فرعي: حساب تابع لحساب رئيسي آخر. عندما تختار فرعي، ستظهر خانة إضافية لاختيار الحساب الأصل الذي يتبع له الحساب الفرعي.
الحساب الأصل (خانة تظهر إذا كان نوع الحساب فرعي)
- يظهر عندما تختار حساب فرعي، وهو المكان الذي يتم فيه تحديد الحساب الرئيسي الذي ينتمي إليه الحساب الفرعي.
- هذه الخانة تسمح لك بربط الحساب الفرعي بحساب رئيسي محدد، مما يساعد في ترتيب الحسابات بشكل هرمي.
التصنيف: تصنيف الحساب حسب النوع المالي الذي ينتمي إليه. عند الضغط على خانة التصنيف، ستظهر لك قائمة تحتوي على الأنواع التالية:
- الأصول: مثل النقدية، الحسابات المستحقة.
- الالتزامات: مثل الحسابات الدائنة، القروض.
- الحقوق: مثل رأس المال، الأرباح المحتجزة.
- وغيرها من التصنيفات التي تُحدد كيفية عرض الحساب في التقارير المالية.
الرقم: رقم تعريفي يُعطى لكل حساب جديد. يساعد هذا الرقم في تنظيم الحسابات وتسلسلها، وتحديد الحسابات بسهولة داخل النظام.
اسم الحساب: الاسم الذي تُطلقه على الحساب. اختر اسمًا دقيقًا يعبر عن وظيفة الحساب، مثل “النقدية”، “المبيعات”، “الديون”، إلخ. كما يمكنك كتابته باللغة الإنجليزية في خانة اسم الحساب بالإنجليزية.
بعد ملء جميع التفاصيل، اضغط على “إنشاء حساب” لإضافة الحساب إلى شجرة الحسابات. عند الضغط على هذا الزر، سيتم إنشاء الحساب بناءً على التفاصيل التي تم إدخالها وسيتم إضافته إلى النظام لبدء استخدامه في المعاملات المالية.
إعدادات الحسابات
إعدادات الحسابات هي جزء من النظام الذي يتيح لك تخصيص الحسابات وإعداد الحسابات الافتراضية التي تسهل إدارة المعاملات المالية اليومية، مثل دفتر اليومية، حسابات المصروفات، وغيرها من الحسابات الأساسية.
دفاتر اليومية: هي سجلات تُستخدم لتوثيق جميع المعاملات المالية اليومية. يمكنك من إنشاء دفتر يومية جديد لإضافة القيود اليومية وتوثيقها في النظام.
طريقة انشاء دفاتر اليومية
عند الضغط على “إنشاء دفتر اليومية”، تظهر لك نافذة صغيرة لملء بيانات الدفتر.
اكتب اسم دفتر اليومية الذي ترغب في إنشائه (مثل “دفتر مبيعات” أو “دفتر مصروفات”). يمكنك تحديد رقم دفتر اليومية لتعريفه بشكل فريد.
الحسابات الافتراضية: يتم استخدامها لانشاء القيود بشكل تلقائي من خلال فواتير المبيعات والمشتريات وحركة المخزون مما يسهل عليك بدء العمليات المحاسبية دون الحاجة لتخصيص كل حساب يدويًا. يمكنك استخدام الحسابات الافتراضية في النظام وتعديلها حسب حاجتك، مثل حسابات النقدية أو المبيعات أو المصروفات.
حسابات المصروفات: يتم استخدامها لانشاء القيود بشكل تلقائي من خلال انشاء المصروفات، مثل أجور الموظفين أو المصاريف الإدارية. هذه الحسابات تتيح لك تتبع المصروفات وتحديد الفئات المختلفة لكل مصروف.
عند الضغط على “إعداد حساب المصروف”، تظهر لك نافذة صغيرة لتحديد التفاصيل المتعلقة بحساب المصروفات. اختر الفئة التي ينتمي إليها المصروف. بعد تحديد الفئة، يظهر لك قائمة خيارات تحتوي على الحسابات المختلفة المتاحة لتسجيل المصروفات، مثل الاستهلاك أو تكلفة الايرادات أو الزكاة الخ.
إعدادات الحسابات هي أداة تساعدك في تنظيم الحسابات اليومية، إنشاء دفاتر يومية، وتخصيص الحسابات الافتراضية والمصروفات، مما يسهل إدخال البيانات المحاسبية وإعداد التقارير بشكل أكثر تنظيمًا ومرونة.